Nous aimerions parfois les voir disparaître. Mais non, ils s’accumulent petit à petit, dans un élan de générosité. Un vrai torrent qui se déverse sans s’arrêter. La dernière fois que vous avez vu votre boîte mail 100% clean, c’était à la création de votre compte… Existe-t-il donc quelqu’un qui comprenne vos problèmes ? Quelqu’un qui se soucie de vous et de vos mails intempestifs ?! Devinez quoi ? On a déniché pour vous une sélection des meilleurs outils pour mieux gérer ses mails en un rien de temps.
#1 Front
Pour commencer ce top 3, on triche un peu... Front est plus qu'un outil de gestion de mail pour tout vous dire. Il vient remplacer votre client mail (Gmail, Outlook,...) et pas qu'un peu.
Au-delà des très classiques fonctionnalités de votre boîte mail, on retrouve des fonctionnalités qu'on aime beaucoup. Vous pouvez partager des mails, sans envoyer de nouveau mail. Si vous travaillez en équipe, c'est le top. Chaque fil de mail (une suite de mails qui se répondent) possède son propre chat. Vous pouvez y tagguer des collègues, échanger sur la réponse à apporter, charger des pièces jointes, commenter des mails, etc). Vous pouvez également partager des brouillons. C'est idéal qu'on a une réponse un peu touchy à écrire et qu'on veut la faire relire. Front permet ainsi de réduire considérablement le nombre de mails envoyés en interne, et ça on adore !
Vous avez aussi la possibilité de configurer des templates pour les mails que vous écrivez souvent.
Enfin, Front vous donne la possibilité d'avoir plusieurs boîtes mails : la vôtre, mais aussi des boîtes mails communes (comme la boîte contact de votre entreprise par exemple).
💎 Prix : à partir de 19$ par mois par personne
⚡️ Lien : Front
#2 Cleanfox
Cleanfox vous permet de passer un bon coup de balai dans votre boîte mail en supprimant tous vos spams. Il se distingue sur 2 points : c’est une création française et il vous sensibilise à votre impact environnemental. En effet, Cleanfox met l’accent sur l’empreinte carbone qui découle de tous les mails envoyés qui envahissent chaque jour notre messagerie (newsletter, réseaux sociaux, etc.). Oui, vous avez bien lu, on peut réduire son empreinte carbone en nettoyant sa boîte mail !
Lorsqu'on a utilisé pour la 1ʳᵉ fois ce site, on a réussi à économiser plus de 3 kg de CO2 et on a sauvé 1 arbre… Pas peu fiers ! Vous aussi, faite un geste pour la planète, et accessoirement pour votre boîte mail.
💎 Prix : Gratuit
⚡️ Lien : Accéder à CLEANFOX (disponible pour tous les services de messagerie)
#3 Spark (Mac)
Spark rassemble tous vos e-mails et les trie automatiquement en fonction de leur catégorie (personnel, newsletter et notifications) afin de traiter en priorité les mails les plus importants. Et vous êtes du genre à ne pas arriver à remettre la main sur un mail qui contenait une pièce jointe importante ? Spark est doté d’un moteur de recherche puissant qui vous permet de retrouver plus facilement un e-mail égaré.
Son interface simple et customisable en font l’un des services de messagerie les plus élégants du marché. Spark possède également un gadget qui vous permet de changer votre signature de mail en balayant simplement l’écran. Très pratique pour ceux qui occupent plusieurs fonctions… et pour les schizophrènes également !
💎 Prix : Gratuit
⚡️ Lien : Accéder à SPARK (disponible uniquement pour Mac)
Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour mieux gérer ses mails
Pour exploiter pleinement ces outils, il existe des astuces pratiques à connaître. Ceux qui les ont déployées ont pu observer une explosion de leur efficacité. Ainsi, pour mieux gérer ses mails, évitez ces 3 erreurs (c’est pour votre bien).
➜ Travailler avec votre boîte mail ouverte
On sait que l’habitude est difficile à perdre, mais perdez-la. Personne ne peut résister à la tentation d’ouvrir immédiatement un mail aguicheur. Limitez donc cette tentation en fermant votre boîte mail et en désactivant les notifications. Définissez des moments clés dans la journée pour consulter et traiter vos mails (par exemple : de 10h à 11h, de 14h à 16h, ou après chaque tâche terminée).
➜ Penser que tout est urgent et prioritaire
Non, vous n’êtes pas indispensable (désolé de vous l’apprendre). Si vous ne répondez pas un email dans l’heure qui suit, la terre ne s’arrêtera pas de tourner. Relativisez sur le caractère urgent des demandes reçues et priorisez les différentes tâches à exécuter. Ne devenez pas esclave de vos mails.
➜ Ne pas avoir d’objectif
On ne conseille pas forcément de viser le « zéro mail non traité » à la fin de la journée, mais de se fixer au moins un objectif raisonnable et mesuré. Avoir un objectif vous permettra de mieux vous organiser et d’être plus performant
Allez maintenant c'est à vous de jouer ! Avec ça votre boîte mail devrait être moins repoussante !
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