Nos 5 outils préférés pour travailler en remote

Vous le savez peut-être, chez Airmasters, l’ensemble de l’équipe travaille en remote. Ce choix implique de trouver des façons de communiquer de façon fluide pour collaborer à distance. Cela a bien évidemment impacté notre organisation et par définition le choix de nos outils, qui se doivent d’être collaboratifs. C'est en testant pas mal d'outils et en explorant diverse méthodes qu’on est arrivé à notre stack “remote” actuelle.

Aujourd’hui on vous partage nos 5 outils préférés pour faciliter le remote.

1. Miro : pour visualiser, structurer et cartographier
2. Notion : pour tout organiser
3. Slack : pour discuter par écrit et recevoir les bonnes alertes
4. Loom : pour garder une trace de nos échanges en visio
5. Gather.town : pour être tous ensemble

1. Miro

Miro (anciennement RealtimeBoard) est une plateforme de collaboration visuelle pour les équipes. C’est un tableau blanc numérique qui vous permet de mutualiser et d’organiser vos idées à plusieurs et à distance. C’est hyper visuel et on économise des post-its !

On crée son équipe et c’est parti ! On peut faire des brainstormings, cadrer des projets ou créer des maquettes.

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Quelles sont les fonctionnalités de Miro ?

• Tableau blanc digital : vous pouvez écrire, dessiner, accrocher des images, coller des post-its, …
• Templates : Miro vous propose des templates de workflow, de méthodes d’organisation d’idées, de mode de visualisation.
• Mindmapping : vous pouvez très simplement noter vos idées et les connecter entre elles, pour illustrer votre pensée
• Cartographie de processus : en mettant vos process sur le “papier”, vous les rendez plus concrets
• Commentaires et utilisation simultanée : vous pouvez travailler à plusieurs en même temps comme si vous étiez dans la même pièce et laisser des commentaires sur vos tableaux
• Exports : le fruit de vos réflexions est exportable en différents formats pour être conservé et/ou stocké ailleurs (PDF, JPG, CSV, etc.)
• Intégrations : Miro peut être connecté à d’autres applications pour aller chercher de la donnée ailleurs ou la rendre visible sur d’autres outils.

Pourquoi on adore Miro ?

Cet outil est pour nous quasi indispensable car on adore dessiner, griffonner, représenter visuellement. En tant que designer de process, on a besoin de pouvoir les imaginer très concrètement. Et… qu’on se le dise : à distance, ce n’est pas vraiment pratique de s’envoyer des photos de schémas illisibles. Miro nous permet de cartographier proprement, de pouvoir retoucher un travail et de se le partager entre nous en un clic.

Dans quels cas on utilise Miro ?

Miro, c’est un outil qu’on utilise presque tous les jours. Chaque mission avec nos clients commence par un Miro. On représente la donnée, on l’ordonne, on dessine la solution qu’on imagine pour eux. Et pour leur présenter, c’est un jeu d’enfant !

On l’utilise aussi pour nos projets internes quand on veut faire des maquettes facilement ou designer nos propres process de travail.

2. Notion

Notion est un outil qui permet de créer un espace de travail collaboratif. On parle de plus en plus de “Work OS”, c’est-à-dire d’outils qui permettent de centraliser toutes les facettes de votre activité en un seul outil. Documentation, gestion de projets, stockage de données, … Notion est très polyvalent et un modèle parmi les outils collaboratifs !

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Quelles sont les fonctionnalités de Notion ?

• Tout créer à partir de blocs et / ou de templates : c’est comme un jeu de lego où vous assemblez les briques dont vous avez besoin
• Création d’espaces de travail collaboratif sur-mesure : c’est une page blanche que vous allez remplir comme bon vous semble, avec la structure qui colle avec votre propre organisation.
• Agencez vos modèles de données comme vous le souhaitez : à vous de décider les bases de données dont vous avez besoin, comment elles sont liées entre elles, etc.
• Visualisez vos données en 6 vues différentes

Pourquoi on adore Notion ?

Notion est le cœur de notre organisation. Si votre entreprise est un avion, Notion est votre cockpit. Vous créez une unique “source of truth” pour votre entreprise (la fin des informations perdues entre Drive, mail, Google docs, …). On aime aussi tout particulièrement le fait que l’information soit contextualisée, puisque toutes les données peuvent être liées entre elles. Par exemple, des tâches sont rattachées à un projet, qui est lui même relié à un objectif.

Dans quels cas on utilise Notion ?

Notion a une place centrale dans notre organisation. À notre stade de développement, l’essentiel de notre organisation interne et client repose sur Notion. On y suit nos objectifs, on y pilote nos projets clients. Toute notre documentation métier y est également stockée. Tous les collaborateurs ont ainsi accès aux informations nécessaires.

3. Slack

Slack est un outil de messagerie instantanée : un tchat interne qui permet à vos équipes de communiquer facilement, même à distance, en asynchrone ou temps réel. C'est un des basiques en matière d'outil de travail collaboratif. 

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Quelles sont les fonctionnalités de Slack ?

• Catégoriser toutes les communications nécessaires au travail d’équipe : vous pouvez centralisez vos communications internes et créez des chaînes de discussion afin de contextualiser vos échanges
• Intégrations : grâce à ses nombreuses intégrations et son API, Slack se connecte avec toutes les applications dont vous avez besoin pour augmenter votre productivité et la collaboration au sein de votre équipe
• Automatisations : créez et connectez des bots pour automatiser tous types d'actions récurrentes : remplissage périodique de documents, procédures internes, …
• Notifications : configurez Slack pour vous avertir lors d’événements précis : nouveau tchat sur votre site web, remplissage de formulaire en ligne, inscriptions à la newsletter, …
• Permissions : créez des chaînes avec vos clients, invitez-les et n’y ajoutez que les collaborateurs pertinents à une mission ou ce client en particulier

Pourquoi on adore Slack ?

Slack permet de créer du lien informel entre les équipes et de maintenir une communication régulière dans le temps. On peut créer des channels pour chacun de nos grands sujets, en public ou en privé. Ça contribue à réduire le nombre de mails envoyés.

Que ce soit entre les personnes ou de l’organisation vers les salariés, la transmission de messages est simplifiée, contextualisée, et actionnable.

Dans quels cas on utilise Slack ?

On l’utilise au quotidien pour s’envoyer des messages rapides, se poser une question, s’envoyer des liens ou des ressources. C’est l’équivalent écrit de Gather.On l’utilise aussi énormément pour nos suivis clients, avec un channel dédié. C’est un peu le “téléphone rouge”, nos clients peuvent nous joindre directement.

4. Loom

Loom est un outil de screen recording interactif pour vous et vos équipes pour communiquer en 5 min ce qui prendrait 30 min à 1h à une boîte traditionnelle.

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Quelles sont les fonctionnalités de Loom ?

• Enregistrement d’écran et de caméra : vous pouvez avoir des vidéos avec à la fois votre écran et votre visage. Vos vidéos sont ainsi plus personnelles, tout en restant très claires.
• Bibliothèque d’équipe : tous vos enregistrements peuvent être stockés dans une bibliothèque partagée avec votre équipe
• Interaction : les viewers de vos vidéos ont la possibilité d’interagir avec des commentaires horodatés, des emojis et autres
• Fonctionne sur n'importe quel appareil en utilisant les applications desktop, mobiles, et extension Chrome
• Notification de visionnage de vidéo : vous êtes averti quand votre vidéo a été regardée, pratique pour le suivi de formation par exemple !

Pourquoi on adore Loom ?

Loom nous permet d’être beaucoup plus efficaces lorsqu’on veut expliquer quelque chose ou transmettre une connaissance. Une image vaut 1000 mots et Loom nous permet en plus de les commenter. On peut ainsi expliquer une fois et rendre le tout disponible à chaque personne qui en aura besoin.

On gagne aussi beaucoup de temps : un Loom de 5 minutes permet de supprimer une réunion de 30min.

Dans quels cas on utilise Loom ?

En travaillant sur des outils, on est très régulièrement amené à devoir expliquer des choses. Que ce soit pour des présentations, des formations ou des tutos, Loom nous permet d’être bien plus percutants. On peut commenter notre écran en temps réelle et expliquer les choses très simplement.

On a également une chaîne Youtube (lien vers la chaîne) et Loom est très utile pour la production de certaines vidéos.

5. Gather.town

Gather Town est un espace virtuel et digital qui vous permet de créer des bureaux virtuels accessibles via vos comptes Google.

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Quelles sont les fonctionnalités de Gather ?

• Création d’espace sur mesure : un peu comme dans un jeu vidéo, vous pouvez construire les bureaux de vos rêves.
• Fonctionnalités de visioconférence, réunions d’équipes, espaces de bureaux privés et d’équipe : les espaces peuvent être définis et réservés à certains usages. C’est en rentrant dans un espace que vous pouvez communiquer avec vos collègues. Comme dans des bureaux physiques, vous intégrez la réunion en rentrant dans la salle
• Tchat : Gather dispose (évidemment) d’un tchat qui vous permet d’échanger par écrit ou de transmettre des liens par exemple
• Design personnalisable : tout est customisable, de la déco aux accessoires, alors faîtes vous plaisir !
• Intégration avec Google Calendar : vous pouvez reliez votre agenda Google et par la même occasion utiliser Gather comme lieu de vos réunions. Un lien direct est alors généré dans l’événement Google.

Pourquoi on adore Gather ?

En tant que bureau virtuel, Gather permet de rassembler tous nos employés dans un même bureau peu importe leur localisation géographique. C’est un outil précieux pour créer, maintenir et développer une culture d’entreprise si on fonctionne en remote ou avec des équipes internationales. Gather donne de la place à toutes ces petites discussions informelles qu’il est difficile d’avoir quand on est à centaines de kilomètres les uns des autres.

Dans quels cas on utilise Gather ?

On utilise Gather au quotidien : on vient au bureau !

On en profite pour avoir des discussions rapides (”on se voit 10min ?”) ou comme on se lèverait de son bureau pour aller voir un collègue. Ça peut être l’occasion d’aller poser une question ou de prendre une pause café. C’est aussi le lieu de nos réunions hebdomadaires avec l’ensemble de l’équipe (3 fois par semaine). Ce sont des réunions avec des tours de table principalement. Ce ne sont pas des réunions qu’on va enregistrer (on le fait beaucoup, dans Zoom pour le coup, grâce à une extension).

Et accessoirement, on utilise aussi Gather pour faire des courses de kart, mais ça, on vous laisse comprendre par vous même….

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Si l'un de ces outils vous intéresse et que vous souhaitez l'implémenter chez vous, n'hésitez pas à nous faire signe ! On en discutera avec grand plaisir !

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