Avant propos : Il y a un tel niveau de compétition aujourd'hui entre les différents logiciels concurrents que la qualité des services proposés n'est plus vraiment un élément différenciant. Prenons la gestion de projet par exemple. Asana, Monday, Trello, Jira, Notion... sont autant d'outils de gestion de projet très connus dont la qualité de service est tout à fait remarquable. Aucun de ces outils ne vous fera défaut si vous le choisissez. De plus, la plupart ont des fonctionnalités semblables et c'est pour ça que c'est aussi difficile de choisir aujourd'hui.
1. Comprendre les besoins de votre équipe
Chez Airmasters, c'est la première étape que nous conseillons à toutes les équipes que nous avons accompagnées. Demandez à votre équipe si elle aime les outils en place maintenant et essayez de comprendre quelles sont les limites. Quelles fonctionnalités leur manquent sur les outils que vous avez déjà en place ? Commencez par là avant de chercher des solutions sur Google. Beaucoup d'implémentations d'outils ratées le sont par manque d'implications des équipes dans les premières phases du projet.
Pensez aussi à diversifier les types d'outils à leur disposition. Un seul outil convient rarement à tous, et si vous choisissez un logiciel tout-en-un dès le début, vous rencontrerez des problèmes avec votre équipe à coup sûr. Évitez les ERP et les CRM qui exigent le recours à un consultant spécialisé pour chaque modification si vous êtes une petite équipe.
Au fond, chacun a sa propre manière de travailler et votre équipe utilisera toujours les outils de différentes façons. Votre objectif, c'est de réussir à trouver des outils qui répondent aux besoins opérationnels de votre équipe tout en respectant vos besoins de gestion. Pour cela, le plus simple est souvent de s'appuyer sur plusieurs outils. En petit nombre et bien choisis, c'est toujours mieux qu'un mastodonte. Lui, il coche toutes les cases, mais il est lourd à manier et beaucoup n'aimeront pas. En clair, on cherche à créer un consensus autour d'un compromis !
C'est pour votre équipe que vous adoptez de nouveaux outils, ne l'oubliez pas. Si vous choisissez des outils qu'ils n'ont pas envie d'utiliser ou qu'ils n'aiment vraiment pas, vous perdrez du temps et de l'argent à coup sûr.
2. Être réaliste sur votre budget
Chaque jour, nous rencontrons des entreprises et écoutons leurs besoins. On constate de très larges disparités de budget, et généralement une méconnaissance du coût des outils. Certains y voient une dépense sans fin, d'autres un investissement. Entre les patrons geeks, acheteurs compulsifs de logiciels compliqués et hors de prix et les patrons radins pour qui Office est encore trop cher, il y a de belles histoires à raconter.
Et puis il y a aussi ceux aux contraires qui sont prêts à mettre le paquet, mais qui vont finalement dépenser beaucoup trop, car ils choisiront un outil surdimensionné. Parmi les outils NoCode, il y a des petites pépites à des tarifs imbattables qui peuvent cocher beaucoup de cases !
Autre point important, c'est réussir à déterminer le budget réel d'un logiciel, pas juste son coût mensuel. D'un côté, il faut compter le temps et le coût de formation, le coût de consultants pour l'implémentation si nécessaire, les pertes de temps dues aux frictions et à la résistance au changement. De l'autre, le temps que va vous faire économiser l'outil sur le long terme et les opportunités qu'il peut générer.
Faites ça à la louche pour commencer, puis plus précisément avec votre sélection d'outils finale.
Ce qui est bien avec cette méthode, c'est qu'elle permet de mettre les choses en perspective. Souvent, le coût mensuel du logiciel est très relatif par rapport aux coûts du changement et aux bénéfices à terme.
On en revient à la même conclusion que dans le point 1 : c'est votre équipe qui pèsera le plus dans la balance pour établir votre budget.
3. Faire des essais avec l'équipe
Par manque de temps, on omet souvent de tester les outils avant de les mettre en place. Pourtant, tester les outils en amont réduit les risques liés à l'implémentation et permet d'identifier les tactiques à mettre en place pour les faire adopter plus facilement par l'équipe en aval.
Adopter un nouvel outil sans le tester au préalable, c'est comme acheter des vêtements sans les essayer.
C'est aussi important de faire des essais pour ménager la résistance au changement que chacun développe avec le temps. Il n'y a rien de pire pour des équipes qui ont l'habitude de travailler d'une certaine façon, que de recevoir un mémo un lundi matin expliquant : "Maintenant nous allons tous utiliser Asana pour la gestion de projet" ou "Je ne lirai plus les messages qui ne sont pas sur Slack". C'est d'autant plus valable dans des situations qui demandent déjà un effort d'adaptation en soi. On peut par exemple citer le télétravail, qui n'est pas inné pour tout le monde.
Vous l'aurez compris, vous avez tout intérêt à ce que l'équipe puisse prendre part à votre projet d'implémentation de nouveaux logiciels. Plus vous impliquez les membres de votre équipe et plus vous aurez de chance de réussir l'implémentation rapidement.
4. Automatiser les tâches répétitives
Les outils numériques ne sont pas là pour remplacer l'interaction en êtres humains. Bien au contraire, ils devraient être utilisés pour minimiser les tâches répétitives. Vous savez, celles qui encombrent l'emploi du temps de vos équipes et les empêchent d'engager davantage entre eux et avec vos clients... Nombre de ces tâches peuvent être automatisées.
Il faut voir les outils comme un moyen de faire des choses que vous ne pouviez pas faire avant. Par exemple, vous pouvez analyser toutes les données issues de vos outils pour créer des tableaux de bord et visualiser des données complexes en direct, sans rien avoir à faire.
Chez Airmasters, nous utilisons des outils comme Zapier et Databox qui nous permettent de transmettre des informations d'une application à l'autre et de construire des tableaux de bord.
Mais rappelez-vous que peu importe le nombre de tableaux de bord et de graphiques que vous pouvez mettre en place, rien ne remplace la créativité et l'empathie d'un être humain.
Profitez des superpouvoirs que vous donnent les outils pour développer les soft skills, la collaboration et l'impact des humains dans votre entreprise. Sur le long terme, c'est ce qui vous fera gagner !
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